CÓDIGO DE CONDUTA
1. INTRODUÇÃO
O presente Código de Conduta (“Código de Conduta”) tem por objetivo definir as diretrizes de comportamento dos membros do FILE FESTIVAL INTERNACIONAL DE LINGUAGEM ELETRÔNICA (simplesmente FILE) e terceiros e apresentar os valores e os princípios que regem as atividades do FILE, visando assegurar um padrão de integridade e de correção junto a clientes, prestadores de serviço, fornecedores, parceiros, órgãos públicos em geral, membros e terceiros em geral, bem como com relação aos próprios membros do FILE.
O FILE mantém postura ética, transparente e íntegra no desenvolvimento de suas atividades e espera que os seus membros e terceiros tenham essa preocupação e sigam os padrões de ética e de conduta aqui estabelecidos.
O Código de Conduta é de conhecimento e cumprimento obrigatório de todos os membros do FILE e terceiros, a fim de garantir que todos estejam engajados no objetivo de mitigar situações de risco ao FILE, tendo por objetivo promover a conformidade com as seguintes normativas:
Lei Brasileira Anticorrupção (nº 12.846/2013), Lei Antitruste (nº 12.529/2011), Lei de Licitações e Contratos Administrativos (nºs 8.666/1993 e 14.133/2021), Lei de Improbidade Administrativa (nº 8.249/1992) e Marco Regulamentador da Sociedade Civil (Lei nº 13.019/2014)
Seu descumprimento pode resultar em aplicação de medidas disciplinares e/ou penalidades cabíveis com base nas políticas do FILE, na legislação trabalhista, civil e penal, na legislação anticorrupção nacional e internacional, aplicáveis, inclusive, as leis de prevenção e de combate à corrupção e de lavagem de dinheiro, conforme o caso.
Caso os membros do FILE ou terceiros tenham dúvidas quanto ao enquadramento de uma situação em relação a esse Código de Conduta, ou seja, se determinada conduta se caracteriza ou não como desvio aos preceitos nele estabelecidos, uma consulta poderá ser feita ao Compliance Officer pelo e- mail programadeintegridade@file.org.br.
2. MISSÃO
O FILE é uma associação civil sem fins lucrativos, que nasceu com o objetivo de trabalhar, investigar, incentivar, divulgar, mostrar, e desenvolver pesquisas nas áreas das artes contemporâneas e tecnológicas, e visa viabilizar uma reflexão atual sobre as principais questões do universo eletrônico-digital contemporâneo e vem divulgando, durante seus mais 20 anos de existência através de eventos e de publicações, as linguagens eletrônicas e digitais pelo Brasil e América Latina.
No desenvolvimento de suas atividades, os membros do FILE e terceiros são responsáveis por:
– Desenvolver as suas atividades com atitude de quem é responsável pelo sucesso, cumprindo todas as regras em vigor, desenvolvendo o trabalho com primazia e atendendo todos os padrões éticos e de qualidade.
– Buscar o mais alto grau de performance, aperfeiçoando as práticas do dia a dia, prezando pela qualidade no resultado de cada projeto desenvolvido pelo FILE e atividades a ele inerentes.
– Inovar e propor novos projetos que agreguem valor aos FILE e aos projetos por ele desenvolvidos, com a expectativa de trazer resultados positivos que auxiliam na superação dos objetivos e revelem caminhos capazes de contribuir para o sucesso da missão do FILE.
3. VALORES
Os valores do FILE representam nosso modelo de atuação. São estes valores que nos levarão onde queremos e precisamos chegar para viabilizar uma reflexão atual sobre as principais questões do universo eletrônico-digital contemporâneo através de eventos expositivos e de publicações.
O FILE expõe arte e tecnologia, além de diversas outras linguagens como: animações; vídeos; instalações; realidades virtuais. Desde 2000, promove continuamente espaços de exposição e discussão relacionados às apropriações artísticas das tecnologias eletrônicas. A exposição visa convidar o público a se envolver com formas de arte experimentais que são consideradas limítrofes de nossa concepção do que a arte pode ser.
O FILE apresenta obras artísticas de diferentes áreas da cultura em seu registro contemporâneo e não se restringe a nenhum tipo de regionalismo ou nacionalidade.
4. MEIO AMBIENTE
O FILE valoriza o meio ambiente e está comprometido com as melhores práticas ambientais, visando melhorar a eficiência do consumo de energia, minimizar a produção de lixo e emissões de gases e ruídos, bem como minimizar os demais impactos sociais.
Dentro desses preceitos, o FILE busca parceiros e fornecedores que compartilhem da mesma preocupação e que tenham uma atitude proativa na gestão de riscos ambientais, gerindo o uso de recursos naturais de forma sustentável.
5. CONDUTAS NO AMBIENTE DE TRABALHO
Postura Pessoal
– No desempenho de suas atividades os membros do FILE e terceiros deverão:Agir com cortesia, respeito e comportamento não discriminatório, zelando pelos usos e costumes de outras
culturas de pessoas de dentro ou fora do ambiente de trabalho do FILE.
– Conduzir suas atividades com honestidade e de forma apropriada, mostrando profissionalismo, integridade, e defesa do patrimônio e desempenho do FILE.
– Buscar o autodesenvolvimento com a ampliação e atualização dos seus conhecimentos.
– Encaminhar ao Compliance Officer pelo e-mail: programadeintegridade@file.org.br dúvidas relativas ao Código de Conduta e demais políticas relacionadas ao Programa de Integridade;
– Informar apropriada e prontamente ao Compliance Officer pelo canal de denúncia, sem exclusão de qualquer outro meio ou canal disponível, sobre assuntos e problemas que possam ser
prejudiciais aos interesses do FILE;
– Zelar pela utilização correta dos ativos do FILE que lhes são disponibilizados.
– Responsabilizar-se pela guarda dos seus objetos pessoais.
– Abster-se de utilizar quaisquer dos ativos do FILE para atividades relacionadas à sua participação político-partidária e de realizar propaganda política nas dependências do FILE, para não
induzir terceiros a concluir que o FILE apoia ou adota a posição político-partidária defendida por um dos membros do seu time ou determinado terceiro.
Acompanhamento de Visitantes
É de responsabilidade dos membros do FILE zelar pelo cumprimento das normas de conduta e de segurança, acompanhando seus visitantes durante todo o trajeto e seu tempo de permanência nas suas dependências ou onde quer que esteja exercendo suas atividades.
Eventuais incidentes ocorridos no local ou situações de risco devem ser imediatamente reportados ao Compliance Officer pelo e-mail programadeintegridade@file.org.br.
Uso e Porte de Substâncias Proibidas No Ambiente de Trabalho
É expressamente proibido o uso de bebidas alcoólicas (exceto em celebrações corporativas com a expressa autorização institucional), drogas, fumígeros (cigarro, cigarrilha, cachimbo, charutos e derivados ou correlatos) nas dependências do FILE, bem como a permanência de membros do FILE e terceiros em estado de embriaguez ou em estado alterado pelo uso dessas substâncias.
Exceto pelos terceiros que, em razão de suas atividades, estiverem autorizados a utilizá-las, não é permitido o uso de quaisquer armas de fogo ou de outra espécie nas dependências do FILE.
6. OBEDIÊNCIA A NORMAS E REGULAMENTOS
É dever dos membros do FILE e terceiros observar e respeitar a legislação e/ou regulamentos aplicáveis às atividades que desenvolvem, o que inclui os princípios e os valores do FILE, as normas determinadas neste Código de Conduta, os direitos da criança e do adolescente, as leis de propriedade intelectual e industrial etc.
O FILE zela pelo cumprimento de todas as leis e regulamentos brasileiros.
7. CONDUTA ÉTICA E MORAL
O FILE entende ser inadmissível qualquer tipo de ação discriminatória, racismo, abuso sexual ou moral.
As relações interpessoais devem ser permeadas especialmente por respeito, garantindo um ambiente harmônico.
O FILE não irá tolerar qualquer tipo de ação discriminatória, racismo, abuso sexual ou moral.
O FILE não irá tolerar qualquer tipo de ação envolvendo a solicitação de favores sexuais ou a iniciação de avanços sexuais por colaboradores diretos ou de quaisquer prestadores de serviços, ainda que indiretos um colaborador em relação a outro.
Todos os colaboradores diretos e indiretos devem tratar uns aos outros com cortesia, dignidade e respeito, em qualquer situação.
8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E PROPRIEDADE INTELECTUAL
As questões relativas ao gerenciamento e ao uso, por parte dos membros do FILE e terceiros de e-mail, equipamentos de informática, multimídia, comunicação e similares, rede VPN, internet, bem como informações produzidas e/ou armazenadas nos sistemas de informática e nos equipamentos pertencentes ao FILE são de sua exclusiva propriedade. Por isso, a qualquer tempo, é reservado ao FILE o direito de acessá-las e de revisá- las, exceto quando limitado por lei ou acordo expressamente firmado.
9. COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MANIFESTAÇÃO DE OPINIÃO
A comunicação institucional do FILE apenas poderá ser realizada por pessoas autorizadas pelos seus Diretores. Elas poderão representar e se manifestar publicamente em nome do FILE nas condições da autorização recebida, devendo agir com responsabilidade e em consonância com as diretrizes do FILE, incluindo aquelas presentes neste Código de Conduta.
Os membros do FILE e terceiros são incentivados a apoiar a causa e a divulgar as ações e as atividades do FILE, observando, para tanto, as diretrizes sobre o tema contidas nas políticas internas.
Quaisquer manifestações públicas realizadas pelos membros do time do FILE e terceiros que expressem opiniões de natureza política, religiosa e de gênero, sob qualquer forma, seja por meio de artigos, entrevistas, conferências ou nas redes sociais devem deixar claro e expresso que se trata de manifestação pessoal, não relacionada ou referendada pelo FILE.
10. CONFLITO DE INTERESSE
Toda situação em que algum membro do FILE, terceiro ou qualquer outra pessoa ligada ao FILE não sejam parte neutra em relação ao assunto em discussão e que, por isso, podem influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses conflitantes com os do FILE, deve ser evitada.
– É fundamental que os interesses dos membros do FILE e terceiros não sejam conflitantes com os interesses do FILE. Para tanto, os membros do FILE e terceiros devem se abster de:
– Usar indevidamente de sua posição no FILE para apropriar-se de oportunidades de negócios empresariais para seu benefício, de membros de sua família ou de terceiros;
– Desenvolver atividades paralelas e conflitantes com aquelas desenvolvidas pelo FILE;
– ontratar terceiros com interesse particular.
11. PRESENTES, BRINDES E ENTRETENIMENTO
Recebimento de presentes, brindes e entretenimento:
– É vedado aos membros do FILE e terceiros solicitar ou aceitar, de pessoas que negociam e/ou buscam negociar com o FILE, presentes e entretenimento, o que inclui, mas não se limita a descontos, empréstimos, dinheiro, vales, cupons passíveis de serem trocados por produtos, garantias, favores, vantagens, patrocínios, viagens, refeições, despesas ou outras cortesias comerciais que ultrapassem o valor de R$ 150,00 (cento e cinquenta reais) para benefício próprio e/ ou de terceiros e/ou em situações que possam resultar em sentimento ou expectativa de obrigação aos membros do FILE e terceiros em relação à formalização do referido negócio. A exceção a essa determinação está descrita no item abaixo.
– Presentes e Brindes Institucionais oferecidos ao FILE e que ultrapassem o valor de R$ 150,00 (cento e cinquenta reais) devem ser imediatamente comunicados ao Departamento de Recursos Humanos para que as medidas cabíveis sejam tomadas com relação à aceitação, à recusa (caso se enquadre na hipótese prevista no item acima) ou ao sorteio entre os membros do FILE.Oferta de presentes, brindes e entretenimento:
Os membros do FILE o e terceiros poderão oferecer Presentes e Brindes Institucionais, viagens, cortesias e pagamento de despesas com entretenimento, desde que observadas as seguintes diretrizes:
– O oferecimento de Brindes Institucionais não deve ser recorrente;
– Sempre que possível, os Brindes Institucionais do FILE deverão ser gravados com o seu nome e/ou logotipo;
– Brindes Institucionais devem ser dados em pequenas quantidades e devem apresentar baixo custo, ou seja, deve ser observado o limite máximo estabelecido acima;
– Nenhum presente ou brinde deve ser dado em dinheiro;
– Deve-se evitar a disponibilização de vários brindes para uma única pessoa repetidas vezes;
– Brindes devem ser dados abertamente, de modo que os responsáveis pela administração e pelo gerenciamento de um Agente Público possam ver que o brinde foi oferecido;
É vedado aos membros do FILE e terceiros o oferecimento, em nome do FILE, de presentes que ultrapassem o valor de R$150,00 (cento e cinquenta reais), a terceiros com quem o FILE mantenha relacionamento, em qualquer esfera, sendo que, mesmo dentro desse valor, faz-se necessária a aprovação prévia de seu superior hierárquico, alinhada com o Departamento de Recursos Humanos.
É também vedado aos membros do FILE e terceiros oferecer a Agentes Públicos, seus parentes ou agregados, e, ainda, a terceiros, dinheiro, adiantamento de despesas, presente, facilitações, pagamentos impróprios, brindes, e/ou viagens com a finalidade de influenciar sua decisão. Pagamentos impróprios incluem qualquer coisa, incluindo um valor simbólico, entregue a qualquer pessoa a fim de gerar um tratamento direcionado para a obtenção de vantagens para o FILE ou para qualquer dos membros do seu time ou de terceiros.
Exceções às regras aqui impostas serão analisadas pelo Departamento de Recursos Humanos.
Em todas as situações acima, é preciso assegurar que os registros de gastos associados com refeições, viagens, favores, brindes e entretenimento recebidos pelos membros do FILE e terceiros são precisos e que claramente refletem a razão dos gastos, devendo manter os registros correspondentes.
Reembolsos dessas despesas somente serão efetuados após comprovação do atendimento das normas deste Código de Conduta e da confirmação da correlação das despesas às informações apresentadas.
12. RELACIONAMENTO COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
O FILE mantém diálogo aberto, franco e construtivo com a Administração Pública, em qualquer nível, como proponente de projetos culturais, convenente, fornecedora ou cliente, com a mesma isenção e transparência dispensada ao setor privado.
Ao se relacionar com a Administração Pública, os membros do FILE e terceiros devem procurar sempre observar as regras e as diretrizes fixadas na neste Código de Conduta que inclui sua Política Anticorrupção.
13. CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
A contratação de terceiros, a qualquer título, deverá, sempre que possível, ser precedida de análise a ser realizada para verificação de cadastro, antecedentes, reputação, qualificações, acionistas, condições financeiras e histórico de cumprimento de leis anticorrupção.
Os terceiros deverão cumprir o disposto neste Código de Conduta, que, nesta data, se encontra disponível na Rede do FILE em https://www.file.org.br/codigodeetica.
14. MARCAS E PROPRIEDADE INTELECTUAL
Todos os logotipos, marcas, imagens e demais direitos utilizados pelo FILE são de titularidade de FILE FESTIVAL INTERNACIONAL DE LINGUAGEM ELETRÔNICA, que, por sua vez, autoriza seu uso pelo FILE de forma específica e individual. Por isso, os membros do FILE e terceiros autorizados devem utilizar esses direitos apenas para divulgação das ações institucionais, nos termos da política interna sobre o tema.
15. DENÚNCIA E APURAÇÃO
Todos os membros do FILE e terceiros são responsáveis pela aplicação dos preceitos contidos nesse Código de Conduta em todas as relações profissionais. Sendo assim, todos deverão firmar adesão formal ao Código de Conduta, se comprometendo em cumprir as normas deste e de eventuais atualizações do documento em questão, cabendo ao FILE disponibilizar suas novas versões na Rede do FILE em https://www.file.org.br/codigodeetica.
O FILE disponibilizará um canal de acesso para denúncias anônimas, as quais serão recebidas e tratadas pelo Compliance Officer sem exclusão de qualquer meio ou canal disponível ao denunciante ante a impossibilidade de acessar o referido canal.
16. DÚVIDAS E SUGESTÕES
O FILE disponibiliza um canal por meio do qual o Compliance Officer esclarecerá dúvidas e receberá sugestões com a identificação do membro do FILE ou terceiro a fim de viabilizar resposta ou feedback.
E-mail: programadeintegridade@file.org.br
Este Código de Conduta entra em vigor na data de veiculação em nossos meios de comunicação e revoga quaisquer normas e procedimentos em contrário.
São Paulo, 16 de Junho de 2023.
FILE FESTIVAL INTERNACIONAL DE LINGUAGEM ELETRÔNICA